Privatlivspolitik for foreningen Danske Slægtsforskere Odense
Version 30.05.2022
Danske Slægtsforskere Odenses dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Formanden er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Danske Slægtsforskere Odense, formand Mette Fløjborg,
email: f o r m a n d snabela d s o d e n s e . d k
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger om medlemmer og registrerede brugere:
Almindelige personoplysninger:
- Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, køn, medlemsnummer, indmeldelsesdato, udmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse.
Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
- Foreningen registrerer ingen oplysninger der er tillagt en højere grad af beskyttelse (som helbredsoplysninger, CPR-nummer, portrætfotos)
Her indsamler vi oplysninger fra
Vi indsamler ikke data fra andre end medlemmet selv.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:
- Foreningens berettigede interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
- At det er nødvendigt for at opfylde vore medlemsforpligtelser
- Behandling efter lovkrav
- Behandling med samtykke
Formål med behandling af medlems- og brugeroplysninger:
- Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning og udsendelse af nyhedsbrev og information til medlemmerne
- Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
- Levering af ydelser du har bestilt
- Administration af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
- Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
- Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
- Afholdelse af arrangementer, foredragsaktiviteter samt andre aktiviteter
- Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
- Videregivelse af dine almindelige personoplysninger Odense kommune, hvis kommunen efterspørger dette.
- Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til ForeningLet ApS. til brug for medlemshåndtering, kontingentopkrævning og udfærdigelse af årsrapport. Via ForeningLet er der også adgang til at se, om emails sendt til dig er åbnet. Foreningen har indgået en særskilt databehandleraftale med ForeningLet ApS.
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i en periode efter din udmeldelse af foreningen
- Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende, herunder bevaring af indlæg i dialogfora, som foreningen måtte have.
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til andre formål, end beskrevet ovenfor. Hvis vi forsøger at indhente dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Videregivelse af dine personoplysninger
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
- Af hensyn til bogføringsloven opbevarer vi bogføringsbilag med medlemsoplysninger i 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.
Vi opbevarer dog oplysninger om medlemmer til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse.
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændring eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revision af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.