Vedtægter for foreningen Danske Slægtsforskere Odense, CVR 32110835 – gældende fra 21.04.2021 

§ 1 Navn og hjemsted 
Foreningens navn er Danske Slægtsforskere Odense. Foreningen har hjemsted i Odense Kommune. Danske Slægtsforskere Odense er en selvstændig forening.

§ 2 Formål 
Danske Slægtsforskere Odenses formål er at skabe et regionalt forum for slægtshistorie og udbrede kendskabet til slægtshistorie. 

§ 3 Virke 
Foreningen 
– afholder arrangementer, møder, kurser og anden oplysningsvirksomhed relateret til slægtshistorie 
– driver hjemmesider på internet om slægtshistorie og relaterede emner 
– medvirker til digitalisering af dansk kulturarv 
– samarbejder med andre foreninger og institutioner med lignende interesseområder. 

Eventuelle indtægter ved disse aktiviteter går ubeskåret til foreningen og bruges alene i henhold til § 2. 

§ 4 Medlemmer og kontingent 
Alle med interesse for slægtsforskning kan indmeldes i foreningen mod betaling af kontingent fastsat af generalforsamlingen. Det er medlemmets pligt at holde Danske Slægtsforskere Odense opdateret med sin emailadresse. Dette kan enten ske via indberetning af emailadresse på foreningens medlemsside eller ved at oplyse email-adressen direkte til foreningens bestyrelse. Kontingent til foreningen for det kommende år fastlægges på den årlige generalforsamling. Kontingentet betales senest den 31. januar.

§ 5 Eksklusion 
Generalforsamlingen kan ekskludere et medlem, såfremt vedkommende opfører sig i strid med foreningens vedtægter eller andre gældende bestemmelser, eller hvis medlemmet på særlig grov måde har tilsidesat sine medlemspligter. Der kræves almindeligt stemmeflertal på generalforsamlingen for at gennemføre en eksklusion af et medlem. 

§ 6 Bestyrelsen 
Danske Slægtsforskere Odense ledes af en bestyrelse på 5 medlemmer, som vælges på en generalforsamling blandt foreningens medlemmer for to år ad gangen, således at 2 vælges i lige årstal, og 3 vælges i ulige år. Desuden vælges 2 suppleanter, begge for et år ad gangen. Genvalg kan finde sted. 

Bestyrelsen konstituerer sig efterfølgende, og som minimum vælges formand og kasserer. Bestyrelsen afgør selv, om suppleanterne skal deltage i bestyrelsesarbejdet, ligesom den afgør, om der skal nedsættes ad hoc arbejdsudvalg med reference til bestyrelsen til løsning af specifikke opgaver. 

Bestyrelsesmøde afholdes, når formanden finder det fornødent, eller når mindst to af bestyrelsesmedlemmerne kræver det. Indkaldelse til bestyrelsesmøde skal indeholde dagsorden, og der skal føres beslutningsreferat. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 3 medlemmer er til stede. Bestyrelsen træffer beslutning ved simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. 

§ 7 Generalforsamling 
Stk. 1 Foreningens højeste myndighed er generalforsamlingen. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i april måned. 

Stk. 2 En generalforsamling kan afholdes digitalt, det kan ske enten helt, hvor alle deltager digitalt, eller delvist, hvor nogle er fysisk til stede og andre deltager digitalt. Digital deltagelse forudsætter tilmelding. 

I indkaldelsen skal bestyrelsen informere nærmere om, hvordan digital deltagelse er mulig, og der skal benyttes et system, der sikrer, at tilmelding, kontrol af deltagelse og gennemførelse af dagsordenens punkter, herunder eventuel skriftlig afstemning, kan finde sted på betryggende måde. Dette gælder såvel ved delvis digital generalforsamling som ved fuldstændig digital generalforsamling. 

Stk. 3 Ordinær generalforsamling indkaldes med mindst 4 ugers varsel af bestyrelsen via email til medlemmerne. Indkaldelse skal indeholde dagsorden og de fornødne bilag samt oplysning om mødeform jfr. stk. 2. Til den ordinære generalforsamling skal dagsorden indeholde minimum følgende punkter:

1. Valg af dirigent og referent. 
2. Formanden fremlægger bestyrelsens beretning for det forløbne år. 
3. Kassereren fremlægger det reviderede regnskab til godkendelse. 
4. Kassereren fremlægger budget og bestyrelsens forslag til kontingentet for året 5. Valg af medlemmer til bestyrelsen. 
6. Valg af suppleanter til bestyrelsen. 
7. Valg af revisor og revisorsuppleant. 
8. Behandling af indkomne forslag. 
9. Eventuelt. 

Generalforsamlingen ledes af en dirigent, som ikke må være medlem af bestyrelsen. 

Stemmeret har kun tilstedeværende medlemmer, dog kan et medlem medbringe en skriftlig fuldmagt fra et medlem, der er forhindret i at møde til generalforsamlingen. Ved hel eller delvis digital generalforsamling kan digital fuldmagt anvendes. Afstemning skal finde sted skriftligt, når et af de tilstedeværende medlemmer ønsker det. Ved hel eller delvis digital generalforsamling, kan den skriftlige afstemning ske digitalt. 

Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest 14 dage før generalforsamlingen. Forslagene sendes til medlemmerne pr. email senest en uge før generalforsamlingen. 

Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uden hensyn til, hvor mange medlemmer, der er til stede. 

Generalforsamlingens beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal, med mindre andet følger af vedtægterne. Hvert medlem har en stemme. 

§ 8 Regnskab og formue 
Regnskabsåret følger kalenderåret. Regnskabet skal før den ordinære generalforsamling være revideret af foreningens revisor. Kassereren fører foreningens bogholderi og udarbejder foreningens årsregnskab. Optagelse af lån i foreningen eller indgåelse af lejemål eller andre større økonomiske dispositioner kan ikke finde sted under disse vedtægter. 

§ 9 Ekstraordinær generalforsamling 
Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes, hvis mindst 10 medlemmer via email til formanden forlanger det med angivelse af dagsorden. Der skal indkaldes til ekstraordinær generalforsamling senest 14 dage efter, at bestyrelsen har modtaget anmodningen, og afholdelsen skal ske inden 6 uger fra modtaget anmodning. 

§ 10 Tegning og hæftelse
Foreningen forpligtes udadtil af formanden alene eller to bestyrelsesmedlemmer i fællesskab. Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen personlig hæftelse for de af foreningen påhvilende pligter. 

§ 11 Vedtægtsændringer 
Vedtægtsændringer kan kun besluttes af en generalforsamling med mindst 2/3 majoritet af de fremmødte stemmer. Forslagene skal være bekendtgjort i indkaldelsen til generalforsamlingen. Hvis forslaget får flertal, men dette flertal ikke udgør 2/3 af de fremmødte stemmer, skal forslaget, såfremt det ønskes fremmet, genfremsættes på en ny generalforsamling, tidligst 2 uger og senest 4 uger efter den første. På denne generalforsamling kan forslaget vedtages med almindeligt stemmeflertal. 

§ 12 Opløsning 
Danske Slægtsforskere Odense kan opløses, hvis et forslag herom er vedtaget af en ordinær generalforsamling og derefter af en ekstraordinær generalforsamling under forudsætning af, at 3/4 af de fremmødte medlemmer på såvel den ordinære som den ekstraordinære generalforsamling stemmer for opløsning. 

Den ordinære og ekstraordinære generalforsamling beslutter, hvem der skal have overdraget foreningens formue efter opløsningen. Formuen kan ved opløsning kun overdrages til en forening eller organisation med et lignende formål som denne forening eller til Rigsarkivet. 

Stk. 2 Den ordinære og ekstraordinære generalforsamling beslutter, hvem der skal have overdraget rettigheder til foreningens databaser og hjemmesider og andet elektronisk materiale. 

Stk. 3 Ophavsrettigheder til foreningens udgivelser overgår til den faktiske forfatter. 

Godkendt på foreningens generalforsamling den 21. april 2021.